Approbation d'achat / de dépense
Installez le pack Purchase Approval, créez une demande et faites-la passer par Demande → Approbation du manager → Revue financière → Exécution sur le tableau Kanban — puis renvoyez-la en arrière des deux façons dont les approbations réelles reviennent en boucle.
Les processus d'approbation réels ne suivent pas une ligne droite. Un manager rejette une demande et celle-ci revient au demandeur. Un achat est exécuté, puis quelqu'un repère une erreur et il faut le rouvrir. Le pack Purchase / Expense Approval modélise exactement cela — une demande d'achat qui passe par Demande → Approbation du manager → Revue financière → Exécution — et montre les deux façons dont un processus revient en arrière, ainsi que la manière dont Scrydon ne refait que le travail qui dépend réellement de ce qui a changé.
Ce qu'il modélise
| Stage | Qui agit | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Demande | Demandeur | Soumettre la demande : lignes d'articles, coût estimé, justification métier, code de centre de coûts et un devis facultatif. |
| Approbation du manager | Manager hiérarchique | Examiner et Approuver pour avancer — ou Rejeter, ce qui renvoie directement la demande au demandeur pour qu'il la révise. |
| Revue financière | Finance | Vérifier le budget et la conformité à la politique. Le référencement d'un nouveau fournisseur a également lieu ici, en parallèle — il ne bloque pas l'approbation. |
| Exécution | Achats | Émettre le bon de commande, confirmer la livraison, clôturer la demande. Une demande exécutée peut encore être rouverte si quelque chose doit être corrigé. |
La demande s'ouvre sur le tableau Kanban : chaque stage est une colonne, et les tâches de la demande sont des cartes qui se déplacent de gauche à droite au fil de sa progression — et, lorsqu'elle revient en arrière, de droite à gauche.
Mise en place
Installer le pack (administrateur IT)
Dans l'espace d'administration de la plateforme, accédez à Paramètres → Plateforme → Extensions. Au choix :
- cliquez sur Téléverser un pack, choisissez le fichier téléchargé, puis cliquez sur Installer — une installation ponctuelle ; ou
- ajoutez-le sous Sources si vous voulez que la plateforme le maintienne synchronisé depuis une source de packs.
L'installation apporte le modèle de données du pack et le modèle de process flow Purchase / Expense Approval, prêts à être utilisés par vos espaces de travail.
L'activer depuis Extensions
Ouvrez Extensions. Trouvez le modèle Purchase / Expense Approval et cliquez sur Activer pour votre espace de travail. (Extensions est l'endroit où le contenu installé par votre organisation devient disponible pour les équipes des espaces de travail.)
Créer une demande
Accédez à Process Flows et créez un nouveau flow à partir du modèle Purchase / Expense Approval — nommez-le par exemple Ordinateurs portables bureau — renouvellement T3. Il s'ouvre par défaut sur le tableau Kanban, avec les quatre stages en colonnes. Vous pouvez éventuellement attribuer les rôles Demandeur / Manager hiérarchique / Finance / Achats à de vrais utilisateurs ; sinon, toute personne ayant accès peut agir sur les cartes.
Tester le retour en arrière
Faites d'abord avancer la demande : terminez les tâches de la Demande pour que la carte arrive dans Approbation du manager. Essayez maintenant les deux façons dont elle revient en arrière.
1. Un rejet la renvoie au demandeur
C'est la boucle de reprise du quotidien. Dans Approbation du manager, ouvrez l'approbation et cliquez sur Rejeter — ajoutez un commentaire tel que « Le coût dépasse la limite d'un approbateur unique, merci de scinder en deux demandes. »
La demande revient immédiatement dans la colonne Demande — et non vers l'avant. Le demandeur la révise et la soumet de nouveau, et elle revient en Approbation du manager pour un nouvel examen. Rien n'est perdu : l'historique d'activité de la première soumission reste sur la demande, de sorte que le manager peut voir ce qui a changé d'un tour à l'autre.
L'auteur du pack a câblé cela avec un unique paramètre sur l'approbation — il n'y a aucune configuration par instance. La Revue financière fonctionne de la même façon : la Finance peut donc elle aussi renvoyer une demande si elle détecte une erreur d'imputation.
2. Rouvrir une demande exécutée
Il arrive qu'une demande soit déjà exécutée et que vous deviez tout de même la modifier. Faites avancer la demande jusqu'à Exécution, puis, sur le tableau Kanban, faites glisser sa carte vers une colonne antérieure — ou utilisez le menu Renvoyer vers… de la carte. Pour ce pack, le menu ne propose que Demande et Approbation du manager (l'auteur a restreint les stages vers lesquels une demande exécutée peut revenir).
3. Voir exactement ce qui est refait — et ce qui est conservé
Avant que le renvoi ne soit validé, une boîte de dialogue de confirmation vous indique son rayon d'impact. Renvoyer une demande exécutée vers Demande affiche quelque chose comme :
| Tâche | Après réouverture |
|---|---|
| Soumettre la demande | Rouverte — c'est là que vous la renvoyez |
| Approbation du manager | Rouverte — elle dépend de la demande |
| Revue financière | Rouverte — elle dépend de l'approbation |
| Émettre le bon de commande | Rouverte — elle dépend de la revue financière |
| Enregistrer le fournisseur | Conservée — elle ne dépend pas des détails de la demande |
L'idée : Scrydon rouvre la chaîne d'approbation (tout ce qui a été construit sur la demande que vous modifiez), mais conserve le travail de référencement du fournisseur, car il ne dépendait pas de ce qui a changé. Confirmez la boîte de dialogue et vous verrez les cartes rouvertes signalées comme rouvertes sur le tableau, avec leur historique antérieur intact.
Vous obtenez le même aperçu « qu'est-ce qui va changer ? », que la boucle soit déclenchée par le rejet d'un manager ou par un renvoi manuel — personne ne refait donc du travail par surprise.